NGUYÊN TẮC SMART TRONG QUẢN LÝ THỜI GIAN, MỤC TIÊU SMART LÀ GÌ

-

Ngày nay, khi cường độ công việc ngày càng cao, đòi hỏi mỗi người cần có kỹ năng làm việc tốt để có thể hoàn thành những mục tiêu mà mình đảm nhiệm. Với một số người, họ rất hứng khởi với những mục tiêu đề ra nhưng cho tới cuối năm, mục tiêu không đạt được và họ thường quy vào lý do duy "Không đủ thời gian".

Bạn đang xem: Nguyên tắc smart trong quản lý thời gian

Nhưng thực tế cho thấy, trong một quỹ thời gian nhất định, có những người làm việc không đạt hiệu quả cao trong khi một số người lại có hiệu suất làm việc gấp đôi, gấp ba người khác. Phải chăng họ có năng lực siêu phàm hay quỹ thời gian của họ nhiều hơn?

Tuy nhiên, quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vấn đề không phải chúng ta có bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục tiêu đó, mà chính là ở cách thức sử dụng thời gian tốt nhất. Mỗi cá nhân phải nhận định năng lực bản thân, phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với mục tiêu mình đang đảm nhiệm. Từ đó, thiết lập cho mình mục tiêu chính xác theo nguyên tắc thường được đề cập tới trong kinh doanh hiện đại - nguyên tắc SMART. Nguyên tắc này được xây dựng dựa trên những tiêu chí như sau:

Typ
RXc.jpg" alt="*">

- S - Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu- M - Measurable: Đo đếm được- A - Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình- R - Realistic: Thực tế, không viển vông- T - Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra

Không những vậy, chữ "M" còn có nghĩa động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng, tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu, nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Khi mục tiêu SMART đã được xác định, bước tiếp theo sẽ là ghi mục tiêu đó trên bất kỳ phương tiện nào mà chúng ta thường xuyên nhìn thấy hàng ngày. Cách thức này thôi thúc mỗi cá nhân luôn nghĩ về nó và có những hành động hướng đến mục tiêu.

Kế hoạch cần được lên chi tiết và tốt nhất nên tính mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi quý bạn sẽ làm những công việc gì để hoàn thành kế hoạch đó. Nếu là mục tiêu doanh nghiệp, hãy tiếp tục chia nhỏ xuống các phòng ban, mỗi nhân viên trong doanh nghiệp để các mục tiêu được liên kết, chia sẻ với nhau, để mỗi cá nhân, phòng ban được làm việc hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Các mối liên kết này được xây dựng nhằm đảm bảo rằng mọi người cùng đi về một hướng, nó được gọi là cây mục tiêu. Trong phần mềm quản trị doanh nghiệp i
HCM, nó được gọi là bản đồ mục tiêuvà được thể hiện trong hình vẽ dưới.

*

Với mục tiêu của cá nhân, sau khi lập kế hoạch chi tiết, hãy viết công việc hàng ngày một cách chi tiết, để biết việc nào làm trước, việc nào làm sau, việc nào quan trọng và việc nào gấp, cần làm ngay. Thật nguy hiểm nếu như chúng ta bỏ lại những việc quan trọng và thực hiện những việc gấp nhưng không hề quan trọng, dẫn đến việc quan trọng để lâu, càng khó thực hiện.

*

Với mỗi nhân viên, để quản lý thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, mỗi người phải biết xác lập mục tiêu cho mình, biết lồng ghép mục tiêu của mình với mục tiêu của nhóm, bộ phận và tổ chức, làm việc hướng theo mục tiêu chung, tránh lãng phí vào những mục tiêu không rõ ràng, không được ưu tiên hoặc các công việc không tạo ra giá trị. Để làm được việc này, người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART như đã nhắc ở trên, sau đó cùng nhau thảo luận và đàm phán về mục tiêu đó. Khi có sự đồng thuận giữa nhân viên và quản lý thì việc còn lại sẽ chỉ còn là lên kế hoạch những công việc chi tiết để thực hiện mục tiêu. Tính kỷ luật về thời gian với bản thân sẽ giúp họ có động lực và tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.

i
HCM -Phần mềm quản lý mục tiêu, quản lý công việcvàđánh giá nhân viên- Công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà lãnh đạo đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

Phần mềmquản lý mục tiêu, công việci
HCM
giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lýxem xét, theo dõi toàn bộ quá trình làm việccủa nhân viên. Vì thế, đến mỗi kỳ đánh giá nhân viên sẽ được thực hiện dễ dàng, khoa học và thao tác nhanh nhờ các dữ liệu về kết quả mục tiêu, công việc tổng hợp ngay trên phần mềm. Phần mềm đánh giá nhân viên i
HCM
sẽ dựa theo 2 mặtđánh giá năng lựcvàđánh giá thành tích.


*

Bản đánh giá tổng hợp


Nxmaudanhgia2-i
HCM.jpg.pagespeed.ic.MSl
Fhrx
XXU.jpg" alt="*">

Bản đánh giá năng lực


*
Tải tài liệu "Mẫu đánh giá thành tích và năng lực" hoàn toàn miễn phí!

Phần mềm quản trị doanh nghiệp i
HCM áp dụng phương thứcquản lý theo mục tiêu MBO, sử dụng các công cụ quản lý hiện đại
KPI,BSC,từ điển năng lực, OKR (Objectives and Key Results), Kanban, đượcphát triển và vận hành trên nền điện toán đám mây theo tiêu chuẩn bảo mật ISO 27001chứng nhận bởi QUACERT. Các chức năngquản lý mục tiêu,quản lý công việc,quản lý năng lực,đánh giá nhân viên,... và nhiều chức năng khác được thiết kế hỗ trợ người dùng sử dụng thuận tiện trên web cũng nhưứng dụng di động, giúp nhân viên cộng tác theo thời gian thực.i
HCM được phát triển bởi
Hyperlogy, công ty công nghệ thành lập từ 2003.


Mang công nghệ dành cho Công ty tỷ $đồng hành cùng cộng đồng Doanh nghiệp VIỆTbứt phá trong hành trình Chuyển đổi số!


Mục tiêu là một phần của mọi khía cạnh trong cuộc sống và công việc. Mục tiêu cho chúng ta cảm giác về phương hướng, động lực, trọng tâm để hướng tới. Áp dụng mục tiêu SMART có tính cụ thể, có thể đo lường, có khả năng thực hiện, thực tế và có thời hạn nhất định giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn đáng kể.


Mục lụcMục tiêu SMART là gì?Ý nghĩa của việc áp dụng mô hình SMART trong Marketing
So sánh 2 mô hình OKR và SMART

Mục tiêu SMART là gì?

Mục tiêu SMART là nguyên tắc để xây dựng mục tiêu, dựa trên 5 thành phần: Specific (Tính cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả năng thực hiện), Realistic (Tính thực tế), Time-bound (Khung thời gian).

Mục tiêu SMART chứa năm khía cạnh giúp chúng ta tập trung và đánh giá lại mục tiêu khi cần. Nguyên tắc này có thể hữu ích cho bất kỳ cá nhân, doanh nghiệp nào đang cố gắng thực hành quản lý các dự án.

*

Công thức SMART bao gồm 5 yếu tố:

S = Specific - Tính cụ thể

Mục tiêu càng cụ thể càng cho chúng ta biết được chính xác những gì cần theo đuổi để đạt được mục tiêu đó. Nhiều nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, khi mục tiêu càng rõ ràng, tính khả thi của mục tiêu đó càng cao.

Ví dụ: Một người đặt mục tiêu đọc 100 cuốn sách mỗi năm, tuy nhiên mục tiêu như vậy còn chung chung. Một mục tiêu cụ thể hơn là một tuần, một tháng đọc bao nhiêu cuốn mới đạt được 100 cuốn sách trong vòng 1 năm? Một ngày đọc bao nhiêu giờ? Đọc loại sách gì? Đọc sách ở đâu? Đọc như thế nào? Khi càng hình dung rõ các ý định thì càng dễ định hình được những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó.

M = Measurable - Đo lường

Measurable có nghĩa là có thể đo lường được, nguyên tắc này liên quan tới những con số. Một mục tiêu có thể cân đo đong đếm chắc chắn là một mục tiêu đã được chuẩn bị kỹ lưỡng để lên kế hoạch hoàn thành. Những con số mà chúng ta đặt ra cho mục tiêu giống như một bàn đạp tinh thần vững chắc, chúng thúc đẩy và truyền động lực để thực hiện.

Một người đặt mục tiêu là đọc thật nhiều sách, nhưng nhiều ở đây là bao nhiêu cuốn sách, như thế nào là nhiều, đọc được nhiều sách hay lĩnh hội được nhiều chân lý hay. Do đó, cần đưa một con số cụ thể vào là bao nhiêu để có động lực đạt tới, đừng đưa ra một cụm từ chung chung, không rõ ràng.

A = Achievable - Khả năng thực hiện

Achievable là tính khả thi, tức là mục tiêu đó phải có khả năng thực hiện, không xa rời, phi thực tế. Hãy hiểu về khả năng của bản thân trước khi đưa ra một mục tiêu nào đó, nếu không sẽ rất dễ khiến chúng ta bỏ cuộc.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là chúng ta chỉ nên đặt những mục tiêu đơn giản và tránh những thử thách. Điều này có thể dẫn đến cảm giác không có gì thách thức để muốn chinh phục. Thay vào đó, hãy cố gắng tìm được sự cân bằng giữa việc đặt những mục tiêu khả thi mà vẫn đòi hỏi những thử thách và khuyến khích chúng ta khám phá tiềm năng tối đa của mình.

Ví dụ: Một người đặt mục tiêu đọc hết 2 cuốn sách Marketing mỗi ngày, đây là một mục tiêu hoàn toàn không khả thi. Nếu đặt ra mục tiêu xa vời như vậy, người đó chỉ suốt ngày cầm sách đọc cho xong 2 cuốn, nhồi nhét kiến thức không hiệu quả và đồng thời sẽ khó có thời gian để làm việc gì khác. Việc này chắc chắn không thể kéo dài và khiến người đó dễ dàng bỏ cuộc.

R = Realistic - Tính thực tế

Mục tiêu sẽ khó có thể thực hiện được nếu thiếu đi tính thực tế. Một người không đủ sức khỏe, thời gian, không gian sinh hoạt, phương tiện hỗ trợ,... thì không thể làm việc gì đó được. Do đó, cần đảm bảo có đủ điều kiện thực tế để thực hiện mục tiêu.

Cũng là ví dụ một người đặt mục tiêu đọc 2 cuốn sách Marketing mỗi ngày. Tuy nhiên nếu người đó đi làm văn phòng 1 ngày 8 tiếng, thêm thời gian dùng để sinh hoạt, ăn uống thì chắc chắn việc đọc được 2 cuốn sách mỗi ngày là hoàn toàn không thể thực hiện được.

T = Time bound - Khung thời gian

Đặt mục tiêu trong một khung thời gian cụ thể giúp chúng ta có động lực hơn để đạt được mục tiêu. Trong quá trình thực hiện, ta có thể biết được mình đang ở đâu trong cuộc hành trình và kịp thời chấn chỉnh tiến độ nếu đang đi chậm hơn so với kế hoạch đề ra.

*

Ý nghĩa của mục tiêu SMART

SMART là tên viết tắt của 5 thành phần là Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound. Mỗi nguyên tắc đặt mục tiêu trên đều có ý nghĩa riêng của nó:

Specific trả lời cho các câu hỏi: Bản thân đang hướng tới mục tiêu gì? Muốn đạt được điều gì sau khi hoàn thành mục tiêu? Thực hiện mục tiêu đó như thế nào?Measurable trả lời cho câu hỏi: Mục tiêu đang nằm ở mức nào? Cần đạt được mức bao nhiêu?Achievable trả lời cho: Liệu bản thân có đạt được mục tiêu? Mục tiêu có khiến bản thân nản chí không? Có bỏ cuộc giữa chừng khi đang thực hiện không?Realistic: Bản thân có đủ điều kiện để thực hiện mục tiêu không? Những gì của bản thân đang không phù hợp với tình hình thực tế?Time - bound có ý nghĩa: Mục tiêu thực hiện trong bao lâu? Mốc thời gian kết thúc? Thời gian như vậy đã phù hợp chưa?

*

Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART

Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART bám vào 5 thành phần Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound:

Định hình ý định: Dựa vào những tiêu chí đã phân tích ở trên, hãy tiến hành định hình mục tiêu cho mình. Phải bám sát vào 5 thành phần S, M, A, R, T để có một mục tiêu thực tế, khả thi.Viết mục tiêu ra giấy: Viết những gì mình muốn thực hiện ra giấy rồi dán ở bất cứ nơi nào dễ nhìn và thường xuyên bắt gặp nhất. Cách làm này nhắc nhớ, tạo động lực cho chúng ta thực hiện mục tiêu.

Xem thêm: Mua Đồng Hồ Casio Cổ Điển Cho Nam Giới, Giá Đồng Hồ Điện Tử Casio Chính Hãng

Xây dựng kế hoạch chi tiết cho mục tiêu: Chia nhỏ mục tiêu ra bằng cách tính toán xem mỗi ngày/ tuần/ tháng cần phải làm những việc cụ thể gì, việc này nhằm rút ngắn thời gian và khoảng cách để đạt được mục tiêu.

Lưu ý là cần kiểm tra liên tục những ý định để biết được mình đang ở đâu trong hành trình thực hiện mục tiêu, đã đạt được bao nhiêu % kế hoạch, bao lâu nữa thì đạt được mục tiêu đề ra.

Phân chia đầu mục các việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, việc gì quan trọng cần thực hiện trước, việc gì đang bị chậm tiến độ thì cần làm ngay,... để kế hoạch diễn ra theo đúng tiến độ và hoàn thành mục tiêu trong khung thời gian đã đặt ra.

*

Một vài ví dụ về mục tiêu SMART

Ví dụ áp dụng nguyên tắc đặt mục tiêu SMART trong Marketing, tăng thứ hạng từ khóa website trên trang tìm kiếm Google của bộ phận Digital Marketing trong 1 công ty:

S – Specific (Tính cụ thể): Tăng thứ hạng bài viết trên công cụ tìm kiếm với từ khóa “Mục tiêu SMART”. Trước tiên, cần phân tích, lập kế hoạch vàviết bài chuẩn SEO, đăng bài viết và tối ưu về nội dung, hình ảnh, đường link,...M – Measurable (Tính đo lường): Từ khóa đó nằm vị trí top 3 củatrang 1 trên trang tìm kiếm trong vòng 3 - 4 tuần.A – Achievable (Tính khả thi): Với khả năng tối ưu website của bộ phận SEO hiện tại, nắm bắt được ý định tìm kiếm của người dùng, hiểu biết hướng bài viết mà Google đang nhận,... thì có thể thực hiện được mục tiêu.R – Realistic (Tính thực tế): Bộ phận Digital có đủ nguồn lực như nhân sự, kiến thức, thời gian,... để có thể hoàn thành mục tiêu xuất sắc.T – Time-Bound (Khung thời gian): Kế hoạch sẽ phải đạt mục tiêu trong vòng 3 - 4 tuần.

Ví dụ áp dụng mục tiêu SMART trong việc bán hàng:

S – Specific (Tính cụ thể): Mặt hàng mà công ty A muốn bán là các ly giữ nhiệt còn tồn kho nhiều. Kế hoạch của họ là livestream trên các nền tảng mạng xã hội như Tiktok, Fanpage,... áp dụng hình thức miễn phí phí vận chuyển, tặng kèm quà.M – Measurable (Tính đo lường): Trong kho còn khoảng 2000 chiếc ly giữ nhiệt bao gồm 350ml và 500ml, công ty quyết định đẩy đi hết trong vòng 2 tuần.A – Achievable (Tính khả thi): Thị trường hiện nay chuyển qua dùng ly giữ nhiệt rất nhiều vì tính khả dụng của chúng, đặc biệt là mùa hè đang tới và họ có nhu cầu mua mang đi làm,R – Realistic (Tính thực tế): Công ty đã chuẩn bị đầy đủ nguồn lực, phương tiện, kênh phân phối để bán hàng trực tuyến và có đủ sức khỏe để thực hiện,... Theo nghiên cứu thị trường, chưa ai tặng kèm quà và miễn phí vận chuyển như công ty A, nên mục tiêu hoàn toàn có thể thực hiện được.T – Time-Bound (Khung thời gian): Công ty A muốn bán hết 2000 chiếc ly trong vòng 2 tuần. Đây là một khung thời gian hoàn toàn hợp lý với nguồn lực và sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ công ty.

Ý nghĩa của việc áp dụng mô hình SMART trong Marketing

Cụ thể hóa mục tiêu

Nhiều doanh nghiệp còn đặt các mục tiêu vĩ mô, mơ hồ và không có tính khả thi trong thực tế. Do đó, khi áp dụng đặt mục tiêu theo mô hình SMART sẽ giúp cụ thể hóa mục tiêu bằng những con số. Mục tiêu sẽ hiện ra trên một bức tranh tổng thể, rõ ràng, dễ bám sát để đạt được.

Tăng độ phù hợp, chính xác của mục tiêu

Nguyên tắc SMART giúp các nhà quản lý doanh nghiệp dễ dàng nhìn nhận để loại bỏ những mục tiêu không phù hợp. Mục tiêu theo mô hình SMART là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn. Do đó nó sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hoạch định các chiến lược một cách tốt hơn.

Cải thiện khả năng đo lường của mục tiêu

SMART giúp các nhà quản trị dễ dàng đo lường được mục tiêu và mức độ hoàn thành công việc mà các nhân viên cần đạt được, đồng thời đưa ra các biện pháp cần thiết để cải thiện, khắc phục.

Gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên

Nếu ví mục tiêu là nền tảng thì mục tiêu SMART chính là bàn đạp để giúp doanh nghiệp tìm ra con đường nhanh nhất. Mô hình mục tiêu SMART giúp nhân viên có định hướng rõ ràng hơn để hướng tới mục tiêu. Đồng thời nhà quản trị có thể đo lường, đánh giá chính xác năng lực của mỗi người.

Thực tế, không phải cứ tăng ca nhiều giờ mới thể hiện được người đó mang lại hiệu suất công việc tốt. Thay vào đó, khi đưa ra mục tiêu rõ ràng, cụ thể, nhân viên sẽ tập trung hơn vào công việc, đưa ra những ý tưởng sáng tạo để mang lại hiệu quả cao, thay vì phải làm nhiều giờ trong sự mệt mỏi.

*

So sánh 2 mô hình OKR và SMART

Mô hình OKR và SMART có những điểm tương đồng và khiến nhiều người khó phân biệt. Tuy nhiên, có một số điểm giống và khác nhau giữa hai phương pháp này.

Giống nhau giữa SMART và OKR

OKR và SMART đều mang đặc điểm của mô hình quản trị mục tiêu (MBO) của Peter Drucker. Cả hai mô hình này đều có niềm tin rằng, mục tiêu chính là chìa khóa đạt được thành công của tổ chức.

Mô hình OKR cũng hội tụ đủ 5 thành phần trong việc đặt mục tiêu như SMART, bao gồm:

Tính cụ thể: Mục tiêu cần rõ ràng, được xác định trong một phạm vi nhất định. Các kết quả then chốt nói lên ý nghĩa của việc đạt được mục tiêu.Tính đo lường: Kết quả bao gồm chỉ số để đánh giá tiến độ đạt được mục tiêu đề ra.Tính khả thi: Khi tuân theo mô hình OKR vẫn dựa vào nguồn lực và thời hạn để thực hiện. Tuy nhiên, khi đưa ra kết quả dự đoán, cần đặt ra sự thử thách, hoàn thành khoảng 70 - 80% đã được xem là thành công.Thực tế: Mô hình OKR thường được sắp xếp theo mức độ cao dần để đảm bảo tiến độ hoạt động của cả doanh nghiệp.Thời hạn: OKR cũng cần có thời hạn thực hiện mục tiêu.

Khác nhau giữa SMART và OKR